Politique de confidentialité

Boite à science – Technoscience Québec et Chaudière-Appalaches

Dernière mise à jour de cette politique : 16 octobre 2023

Contexte
Application et définitions
Collecte, utilisation et communication
Conservation et destruction des renseignements personnels
Sécurité des données
Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
Processus de traitement des plaintes
Approbation
Publication et modifications

1. Contexte

La présente politique vise à mettre en lumière la manière dont la Boite à science collecte, utilise, communique, conserve, détruit et traite les renseignements personnels. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont la Boite à science traite leurs renseignements personnels.

2. Champ d’application et définitions

Cette politique s’applique à l’intégralité des services et événements organisés par la Boite à science, ce qui inclut notamment les finales régionales de Québec et Chaudière-Appalaches pour l’ Expo-sciences Hydro-Québec, le Défi génie inventif ÉTS, le Défi apprenti génie, Les filles et les sciences un duo électrisant, les animations, ainsi que tous les événements organisés ou coorganisés par la Boite à science.

Cette politique de confidentialité couvre les renseignements personnels des participants aux activités, des clients, des prospects, en plus de ceux des dirigeants, employés, consultants, bénévoles. Elle s’applique aussi à toute personne qui fournit des services pour le compte de la Boite à science qui requiert la collecte de leurs renseignements personnels. Elle s’applique également aux usagers du site Internet de la Boite à science (www.boiteascience.com ).

Il se pourrait que les sites Internet contrôlés et maintenus par la Boite à science contiennent des liens vers d’autres sites Internet qui ne sont pas couverts par la présente politique de confidentialité. Nous vous invitons à consulter les politiques de ces sites Internet pour connaître leurs pratiques quant à vos renseignements personnels et vos droits à cet égard.

› Clients

Type de renseignement personnel

Prénom et nom
Numéro de téléphone professionnel ou personnel
Courriel professionnel ou personnel
Renseignements bancaires (lorsque nécessaire)
Adresse professionnelle ou personnelle
Nom de l’entreprise/établissement (lorsque nécessaire)
Titre professionnel (lorsque nécessaire)

Fin de la collecte

Établir et gérer les relations avec la clientèle (et obtenir un moyen de communication)
Fournir un service
Recueillir des informations dans le cadre d’un programme. À noter qu’il est parfois nécessaire de communiquer les renseignements fournis au programme visé
Répondre à une demande de renseignement sur l’écosystème de la cybersécurité ou toute autre demande de renseignements
Inscrire les clients à des événements organisés par la Boite à science
Assurer le paiement des coûts liés aux services ou programmes
L’inscription à l’infolettre et aux séminaires de la Boite à science

Manière de recueillir les renseignements (moyens)

Au moyen de formulaires Web intégrés au site Internet contrôlé par la Boite à science ainsi que
sur d’autres plateformes ou outils technologiques de formulaires
Par courriel (directement ou par l’entremise d’un document ou autre type de formulaire joint)
Auprès de tiers

› Candidats à l’emploi et employés

Type de renseignement personnel

Nom
Numéro de téléphone
Courriel
Renseignements bancaires
Numéro d’assurance sociale
Date de naissance
Adresse

Fin de la collecte

La gestion des communications avec le candidat ou l’employé
Assurer le fonctionnement du système de paie

Manière de recueillir les renseignements (moyens)

Par courriel
Par formulaire (type Google Form)

› Participants aux activités et leurs parents ou tuteurs légaux

Type de renseignement personnel

Nom
Numéro de téléphone
Courriel
Adresse
École fréquentée
Niveau scolaire
Dossier médical
Coordonnées bancaires (si nécessaire)

Fin de la collecte

Les communications futures
Le paiement des prix reçus
L’inscription aux activités organisées par la Boite à science
Des sondages

Manière de recueillir les renseignements (moyens)

Au moyen de formulaires Web intégrés à un site Internet contrôlé par la Boite à science et d’autres
plateformes ou outils technologiques de formulaires (p. ex. Zoho, Zeffy, Monday)
Par courriel

› Partenaires de la Boite à science

Type de renseignement personnel

Nom
Numéro de téléphone
Courriel
Coordonnées bancaires (lorsque
nécessaire)

Fin de la collecte

Établir le partenariat (signature d’ententes de partenariats)
La collaboration

Manière de recueillir les renseignements (moyens)

Par courriel (directement ou par l’entremise d’un document ou autre type de formulaire joint)

› Bénévoles et juges

Type de renseignement personnel

Nom
Numéro de téléphone
Courriel

Fin de la collecte

Les communications futures
L’inscription aux activités organisées par la Boite à science
Des sondages

Manière de recueillir les renseignements (moyens)

Au moyen de formulaires Web intégrés à un site Internet contrôlé par la Boite à science et d’autres plateformes ou outils technologiques de formulaires (p. ex. Zoho, Zeffy, Google)
Par courriel

› Innovateurs

Type de renseignement personnel

Nom
Numéro de téléphone
Courriel
Profession
Coordonnées bancaires (lorsque nécessaire)

Fin de la collecte

Les communications futures
L’inscription aux activités organisées par la Boite à science
Des sondages
Remboursements de frais de déplacement

Manière de recueillir les renseignements (moyens)

Au moyen de formulaires Web intégrés à un site Internet contrôlé par la Boite à science et d’autres plateformes ou outils technologiques de formulaires (p. ex. Zoho, Zeffy, Google)
Par courriel

Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il peut s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre, etc.

Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, par exemple les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.

La présente politique de confidentialité vise à respecter les principes et le cadre définis dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé applicable aux résidents du Québec.

3. Collecte, utilisation et communication

Le tableau de la page suivante met en lumière, les types de renseignements collectés, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis.

La Boite à science ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes politiques ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que la Boite à science veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. La Boite à science veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.

a) Consentement

De façon générale, la Boite à science collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Normalement, la Boite à science doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci, sauf exception prévue par la loi.

b) Collecte

Dans tous les cas, la collecte de renseignements personnels ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire pour remplir l’objectif visé, tel que défini dans le tableau ci-haut.

Veuillez noter que les services et programmes de la Boite à science visent des personnes mineures, et de façon plus générale, la Boite à science nécessite d’obtenir des renseignements personnels concernant des mineurs. Dans le cas d’un mineur de moins de 14 ans, la loi exige également l’obtention du consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur pour une collecte, une utilisation ou une communication de renseignements personnels. Art. 104 loi 25 (ou 4.1 LPRPSP)
La Boite à science peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, la Boite à science demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à la Boite à science.

La Boite à science peut recueillir des renseignements personnels, indirectement, en ayant notamment recours à :

Zoho, pour les inscriptions à nos événements. Zoho dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.
Les Filles et les sciences, pour les inscriptions à l’événement. Le site Internet Les Filles et les sciences dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.
Google Forms, pour les réponses à des questionnaires et les réservations d’animations et de fêtes d’enfants. Google dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.
Mailchimp, pour les inscriptions à notre infolettre. Mailchimp dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.
Desjardins – EmployeurD, pour le traitement des salaires, impôts. Le Mouvement Desjardins dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.
Desjardins – AccèsD, pour le traitement des factures. Le Mouvement Desjardins dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.

Cette collecte, par l’entremise de tiers, peut s’avérer nécessaire pour recourir à certains services ou programmes, ou pour autrement faire affaire avec la Boite à science. Lorsque requis, la Boite à science recueillera le consentement de la personne, au moment opportun.

Informations supplémentaires sur les technologies utilisées :

Utilisation de Google Analytics

Le site de la Boite à science ( https://boiteascience.com/ ) utilise Google Analytics afin de permettre son amélioration continue. Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec un site Internet de la Boite à science. Google Analytics utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs de ce site Internet et le contenu consulté.

Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par la Boite à science à des tiers.

Il est possible d’installer un module complémentaire de navigateur pour désactiver Google Analytics.

Autres moyens technologiques utilisés

La Boite à science recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site Internet contrôlé par la Boite à science (par exemple, son formulaire de contact, son formulaire de réservation d’activité, son formulaire pour s’inscrire à l’infolettre), des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires (p. ex. Google Forms).

c) Communication

Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, la Boite à science obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, la Boite à science devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.

Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers peut s’avérer nécessaire lorsque :

La Boite à science communique à un organisme public (comme le gouvernement). Des renseignements personnels sont requis par des fournisseurs de service qui nous assistent ou nous permettent de vous offrir nos produits et services. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des organisateurs d’événements, des sous-traitants de la Boite à science désignés pour l’exécution de mandats dans les
programmes administrés par la Boite à science et des fournisseurs de services infonuagiques. Cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale. La Boite à science pourrait également communiquer un renseignement personnel à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.

Communication à l’extérieur du Québec

Il est possible que les renseignements personnels détenus par la Boite à science soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque la Boite à science a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec ou lorsque la Boite à science fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province.

4. Conservation et destruction des renseignements personnels

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, la Boite à science ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, la Boite à science s’assurera :

de les détruire; ou
de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

5. Sécurité des données

La Boite à science s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé.

La Boite à science a mis en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.

6. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de la Boite à science, à l’adresse courriel suivante :
simonjomphe@boiteascience.com

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par la Boite à science et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de la Boite à science doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
Elles peuvent également demander à la Boite à scisnce quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez la Boite à science qui y ont accès et leur durée de conservation.

7. Processus de traitement des plaintes

Réception

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par la Boite à science, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de la Boite à science, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par la Boite à science. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge
nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

Traitement

La Boite à science s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.
Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de la Boite à science pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par la Boite à science est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.
Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant sera informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

Toutefois, la Boite à science invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par la Boite à science.

8. Pour nous contacter

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de la Boite à science par courriel ou via ses coordonnées d’affaires :

Responsable de la protection des renseignements personnels :

Simon Jomphe
Boite à science
455 rue du Marais, Bur. 205
Québec (Qc) G1M 3A2
simonjomphe@boiteascience.com

9. Publication et modifications

La présente politique est publiée sur le site Internet de la Boite à science et pourrait faire l’objet de modifications considérables, si nous modifions nos pratiques de collecte, d’utilisation ou de communication des renseignements personnels ou dans l’optique où la loi change.

Toutes modifications à la présente politique, seront indiquées au haut de cette page. Toutes modifications considérables à cette politique feront l’objet d’un avis dans l’infolettre pour en informer les personnes concernées.